SERIE „Digitalisierung, Politik und Gesellschaft“ (2): Masterplan „Digitale Verwaltung“ – Wie geht Arbeiten 4.0?

Von Anna Lena Samborski

Viele Schritte hin zur Digitalisierung sind in der Dortmunder Verwaltung bis dato wohl eher historisch gewachsen. Mit dem Masterplan „Digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0“ legt die Stadt nun eine einheitliche Digitalisierungsstrategie vor. Sicher keine leichte Aufgabe, denn Digitalisierung soll schließlich kein Selbstzweck sein, sondern einen echten Mehrwert für die Bürger*innen und die Beschäftigten darstellen. Dabei sind viele Grundsatzentscheidungen in Sachen Digitalisierung von höchster gesellschaftlicher Relevanz und betreffen Fragen zu den Themen Datenschutz, Chancengleichheit und Nachhaltigkeit.

Digitalisierung der Stadtverwaltung ist alles andere als ein Selbstläufer

Die Umstellung auf „digital“ bei der Dortmunder Stadtverwaltung ist sicherlich alles andere als ein Selbstläufer: 10.000 Mitarbeitende sind hier in mehr als 30 Fachbereichen beschäftigt. Jeder Fachbereich – vom Stadtplanungs- und Bauordnungsamt bis zum Gesundheitsamt – hat dabei seine eigenen fachspezifischen Verfahren, die es individuell zu digitalisieren gilt.

Die Beschäftigten sind außerdem auf der Digitalisierungsreise mitzunehmen. Denn die flächendeckende Digitalisierung bringt einen nicht unerheblichen Kulturwandel der Arbeitswelt mit sich, der aktiv gestaltet und begleitet werden will.

Und natürlich erheben auch die Bürger*innen und Unternehmen der Stadt den Anspruch nach einem digitalen Angebot für die Verwaltungsleistungen der Stadt. Denn wer würde nicht gerne einen Personalausweis bequem von zu Hause aus beantragen? Außerdem sollten lange Schlangen vor den Bürgerdiensten im digitalen Zeitalter doch möglichst schnell der Vergangenheit angehören.

„Masterplan digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0“ als einheitliche Digitalisierungsstrategie

Dazu kommen bundesweite Vorgaben: Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis Ende 2022 ihre Verwaltungsdienste – insgesamt 575 Leistungen – auch online anzubieten. Anders als bei privaten Anbietern sind hierbei die Anforderungen an den Datenschutz besonders hoch.

Auch spielt das Thema Barrierefreiheit bei öffentlichen Portalen eine besondere Rolle. So kann z. B. eine Mehrsprachigkeit bei digitalen Verwaltungsportalen den Zugang für viele Bürger*innen erleichtern. Außerdem ist der offline-Zugang zu den Leistungen weiterhin sicher zu stellen.

Um diese komplexe Aufgabe in den nächsten Jahren zu meistern hat die Stadt Dortmund nun den „Masterplan digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0“ unter Leitung von Personal- und Organisationsdezernent Christian Uhr vorgelegt. Dass der Rat der Stadt im Februar den Masterplan mit großer Mehrheit beschlossen hat zeigt, dass die Zeit für eine einheitliche Digitalisierungsstrategie mehr als reif war.

Kulturwandel in der Arbeitswelt soll aktiv gestaltet und begleitet werden

Denn der Masterplan stellt ein Rahmenkonzept zur Bündelung der vielfältigen Digitalisierungsmaßnahmen in der Stadtverwaltung dar. Er schreibt den Plan „Digitale Stadtverwaltung“ von 2017 fort – und nimmt dabei stärker den Kulturwandel in der Arbeitswelt sowie die Beteiligung der Beschäftigten in den Fokus.

Hierbei kamen bereits in der zweijährigen Ausarbeitungsphase neue partizipative Methoden zum Einsatz. So konnten Mitarbeitende in verschiedenen Beteiligungsformaten wie Barcamps und Innovationsworkshops ihre Bedürfnisse und Wünsche zum Thema Digitalisierung einbringen.

Das Ergebnis sind die im Bild links aufgelisteten 24 Digitalisierungsmaßnahmen, die weitestgehend bis 2025 umgesetzt werden sollen. Die Maßnahmen unter AG I sind dabei mit überwiegend technischem Bezug. Die Maßnahmen unter AG II bis AG IIII beziehen sich stärker auf die aktive Gestaltung des „Arbeitsplatzes der Zukunft“.

Ausbau von Glasfaseranschluss dauert an – Mitte 2022 sollen alle Schulen angeschlossen sein

Es wird allerdings auch deutlich, dass das leidliche Thema des Anschlusses ans schnelle Internet auch im Jahr 2021 noch nicht abgeschlossen ist. Immerhin hat die Stadt eine Bestandsaufnahme für alle ca. 600 städtischen Gebäude durchgeführt – darunter zum Beispiel auch Gebäude von Feuerwehr und Friedhöfen. Ein Anschluss ans Glasfasernetz und der WLAN-Ausbau sollen immerhin bis Mitte nächsten Jahres erfolgen – auch für alle Schulen in Dortmund.

Während es mit der Umsetzung anderer technischer Maßnahmen auch schnell voran gehen kann, wird es bei anderen länger dauern. So ist in den meisten Fachbereichen die Papierakte noch Standard. Die Umstellung auf ein flächendeckendes E-Akten-System ist dabei ein langwieriges Unterfangen und eher als Dekadenprojekt anzusehen.

Den Kulturwandel der Arbeitswelt möchte die Stadt mit einer Vielzahl an Maßnahmen begleiten und aktiv gestalten: Der langfristige Ausbau zu Home-Office-Möglichkeiten sowie einhergehende neue Arbeitszeitmodelle sind zum Beispiel in Planung.

Gesundheitsmanagement: Work-Life-Balance bei Home-Office im Blick behalten

Hierbei sollen aber auch Fragen der Work-Life-Balance durch ein begleitendes Gesundheitsmanagement stets im Blick gehalten werden. Durch die Maßnahmen werden außerdem Fragen nach Aus- und Weiterbildung, veränderte Ansprüche an Büroflächen und dem Wissenstransfer innerhalb der Verwaltung aufgegriffen.

Außerdem bekommen die Bürgerdienste ein neues nutzerfreundlicheres Portal. Die Terminvergabe gibt es zum Beispiel demnächst für die Bürger*innen vereinfacht und zusammengefasst für alle Zweigstellen in einem Online-Kalender.

Der tatsächliche Mehrwert für Bürger*innen, Unternehmen und Mitarbeitende hängt dabei nicht nur von den 24 Dortmunder Maßnahmen ab: Auch auf Bundesebene muss sich gesetzlich etwas tun – zum Beispiel in Sachen digitale Signatur. Denn nur Methoden zur digitalen Authentifizierung machen ein komplett online-basiertes Antragsverfahren z. B. für einen Personal- oder Reisepass möglich.

Auch Kommunalpolitik beschäftigt sich seit dieser Wahlperiode explizit mit Digitalisierung

Neben der Verwaltung selbst beschäftigt sich seit dieser Wahlperiode auch die Dortmunder Kommunalpolitik stärker explizit mit dem Thema Digitalisierung. So heißt der Ausschuss des Rates Ausschuss für Personal und Organisation“ seit der Kommunalwahl „Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung“ und hat eine eigene „Arbeitsgruppe Digitalisierung“.

Der Ausschuss übernimmt auch die Steuerung und Überwachung der Maßnahmen des Masterplans und aller weiter Digitalisierungsmaßnahmen der Stadt. Die Grundlage dafür bildet das neue „Memorandum zu Digitalisierung 2020 bis 2025“, das die Fraktion Bündnis 90/ Die Grünen und die CDU-Fraktion initiiert haben. Die Fraktionen der SPD und der Linke+ schlossen sich an, sodass das Memorandum ebenfalls im Februar mit einer großen Mehrheit vom Rat der Stadt Dortmund beschlossen wurde.

Der Masterplan hält bereits viele Grundsätze dazu fest, wie die Digitalisierung zum Nutzen der Allgemeinheit in Dortmund beitragen soll. Es ist jedoch nicht verwunderlich, dass auch die Politik beim Thema Digitalisierung direkt mitreden will. Denn am Ende geht es um Fragen mit hoher gesellschaftlicher Relevanz – vom Datenschutz, über digitale Souveränität und Chancengleichheit bis hin zur Nachhaltigkeit.