Digitalisierung bei der Stadt: Das Dortmunder Systemhaus wird zum „Digitalen Bauhaus“

Digitalisierung ist in aller Munde. Diese macht auch vor kommunalen Verwaltungen nicht Halt. Zwar hat das Onlinezugangsgesetz (OZG) Bund und Ländern verpflichtend vorgeschrieben, ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Doch Hilfen dafür bekamen die Kommunen nicht. 183 Dienstleistungen bietet die Stadt Dortmund mittlerweile digital an. Das ist im Vergleich gar nicht schlecht. Doch der oberflächliche Blick verschleiert die größte Herausforderung: Die Beantragung dieser 183 Dienstleistungen ist zwar online möglich. Die Prozesse dahinter sind es aber größtenteils noch nicht digitalisiert. Genau dafür hat sich die Stadt Dortmund einen kompetenten Partner gesucht: Die Dortmunder Firma Adesso ist spezialisiert auf die Optimierung von Geschäftsprozessen durch gezielten Einsatz moderner IT.

Das Dortmunder Systemhaus stellt sich völlig neu auf

Um den heutigen und vor allem auch zukünftigen Ansprüchen gerecht zu werden, ist ein radikales Umdenken bei der Erbringung von Verwaltungsdienstleistungen erforderlich. Dies wiederum bedingt eine radikale Änderung bei der Umsetzung und Bereitstellung von IT-Dienstleistungen. Auf Seiten der Verwaltung führen diese Anforderungen zu neuen, IT-gestützten Wegen bei der Bearbeitung von Aufgaben, unterstützt von einem Umdenken in der Führungsebene.

Als IT-Dienstleister der Stadtverwaltung Dortmund stellt sich das Dortmunder Systemhaus neu auf, um diesen Herausforderungen gerecht zu werden und die Digitalisierungsziele der Stadt Dortmund umsetzen zu können. Dosys ging 1997 aus dem Hauptamt hervor und hat heute 360 Beschäftigte unterschiedlichster Professionen.

„Das Dortmunder Systemhaus wird zum ,Digitalen Bauhaus’“, so der zuständige Personal- und Organisationsdezernent Christian Uhr. „Dosys soll sich von einem reinen Service-Anbieter und Dienstleister zu einem aktiven Mitgestalter der Digitalisierung der Verwaltung entwickeln.“ 

Dafür bekommt Dosys bis 2025 Hilfe von außen: Mit Unterstützung von Adesso soll in der IT „eine auf die kundenspezifischen, städtischen Verwaltungsdienstleistungen zentrierte Ausrichtung“ erfolgen. Die Herausforderung: Es gibt nicht „die eine Lösung“ – jedes Stadtamt und jeder Fachbereich hat sehr individuelle Anforderungen und Probleme – und ist an unterschiedlichste Datenbanken angeschlossen und mit übergeordneten Behörden verbunden.   

Individuelle Lösungen für alle 35 Ämter und Fachbereiche

Um dem gerecht zu werden, werden künftig alle 35 Ämter und Fachbereiche individuell durch feste Ansprechpartner:innen des Dortmunder Systemhauses betreut. Auf Seiten des Dortmunder Systemhauses sollen dieser enge Schulterschluss und der stete Austausch zum Aufbau von Wissen über die Prozesse der Fachbereiche und der damit verbundenen Herausforderungen – technisch und organisatorisch – führen. 

Das Dortmunder Systemhaus soll die Fachbereiche bei der Optimierung der Prozesse und der Einführung effizienzsteigernder Werkzeuge beraten. Die elektronische Akte ist hier das beste Beispiel. Dieser Transformationsprozess soll bis zum Jahr 2025 dafür sorgen, dass sich das Dortmunder Systemhaus als „kompetenter Berater der Stadtverwaltung für die Digitalisierung umorganisiert und als Gestalter und Innovator Impulse für die digitale Weiterentwicklung der Stadtverwaltung setzt“. 

Der Anspruch ist riesig und der Weg dahin ist lang. Doch die Bereitschaft, sich der Digitalisierung zu stellen, ist in vielen Ämtern und Bereichen groß, haben die Berater:innen von Adesso in den ersten Runden erfahren. „Man muss die Beschäftigten nicht zum Jagen tragen – hier ist die Bereitschaft da“, berichtet Prof. Dr. Volker Gruhn, Aufsichtsratsvorsitzender der adesso SE. Diese Erfahrung haben die Berater:innen nicht in jedem Unternehmen gemacht. Doch sie sei Voraussetzung für das Gelingen.

Adesso lobt den „außergewöhnlichen und ganzheitlichen Ansatz“ der Stadt

Denn der Wandel hin zum „Digitalen Bauhaus“ ist enorm: „Die Bauhaus-Metapher greift. Es ist eine Disruption wie vor 100 Jahren“, sagte Gruhn bezogen auf das Umdenken in der Bauhaus-Bewegung, wo man nicht mehr einzelne Gewerke isoliert betrachtete, sondern durch Zusammenarbeit zu neuen Lösungen kam. „Daher empfinde ich die Bauhaus-Metapher, auch wenn sie sehr plakativ ist, auch als sehr passend.“

Der Wandel betreffe nahezu alle Arbeitsweisen: Es geht nicht nur um Automation, sondern um besseren Service, die Umsetzung neuer regulatorischen Vorgaben, aber auch neue technologische Herausforderungen – und das in einem vergleichsweise überschaubaren Zeitfenster. Doch die Herangehensweise der Stadt Dortmund nötigt auch dem international tätigen IT-Dienstleister Respekt ab: „Wir hatten noch keine Mandate, wo Städte das so umfänglich betrachten. Was hier außergewöhnlich ist, ist der ganzheitliche Ansatz“, lobt Gruhn.

Es gebe zudem einen „gut organisierter Zustand, bereits viele Ideen und einen Veränderungswillen. „Das macht es – ich will es nicht leichter nennen – aber zumindest erst möglich. Das ist eine tolle Chance für die Stadt“, betont der Aufsichtsratschef von Adesso. Auch Jörg Zilian, dem Leiter von Dosys, ist der Willen zum Aufbruch anzumerken: „Das ist ein Gemeinschaftsprojekt. Für manche ist es zwar ein Kulturschock. Aber es geht um die gemeinsame Problemlösung.“ 

„Der Ruf nach Digitalisierung ist aus vielen Ämtern laut zu vernehmen“

Denn allen Ämtern ist klar, dass die zunehmende Digitalisierung unausweichlich ist – und eine große Chance. Denn es ist offensichtlich, dass es immer schwieriger wird, die nötigen Fachkräfte und Nachfolger:innen zu finden, wenn die komplette Babyboomer-Generation in den nächsten Jahren in Ruhestand gegangen sein wird.

„Der Ruf nach Digitalisierung ist aus vielen Ämtern laut zu vernehmen – es gibt nicht nur Abwehrhaltungen. Das freut mich auch, weil es darum geht, Prozesse zu optimieren und zu verschlanken“, ergänzt Christian Uhr. Das Ganze sei kein Selbstzweck, sondern helfe letztendlich allen Ämtern und Fachbereichen. Die Motivation sei da, weil die Ämter ihre Fachlichkeit in die Prozesse mitbringen könnten – und auch müssten. 

„Über eine Mischung aus Workshops mit dem Dortmunder Systemhaus und den Fachbereichen der Verwaltung, der Pilotierung von Digitalisierungsprojekten und ,Training-on-the-Job’-Maßnahmen werden die Rollen, Prozesse und Kompetenzen aufgebaut, erprobt und optimiert, die zur Umsetzung der Digitalisierungsvorhaben erforderlich sind“, so der Dezernent. 

Ziel: Bei der Stadt sollen Digitalisierungskompetenzen aufgebaut werden

Das Dortmunder Systemhaus will sich dabei auf die wesentlichen Prozesse der Digitalisierung konzentrieren und bei der Erbringung der Serviceleistungen verschlanken. Die Fokussierung liegt auf den wesentlichen Dienstleistungen zur Unterstützung der Fachbereiche bei der Umsetzung der Verwaltungsdienste im Sinne des Onlinezugangsgesetzes. 

„Dabei sollen jedoch nicht nur die nach außen sichtbaren Prozessschritte der Antragserstellung berücksichtigt werden. Um effizient zu sein, sollen alle Teilschritte in der Bearbeitung von Anliegen der Bürger:innen und Unternehmen optimiert werden“, erklärt Dosys-Chef Jörg Zilian. „Medienbrüche im Prozess sollen eliminiert, einfache zeitaufwändige manuelle Aktivitäten automatisiert und die zeitaufwendige Kommunikation per Post künftig über ein elektronisches Bürgerkonto für alle Anliegen abgewickelt werden.“ 

Die Partnerschaft von Dosys und Adesso sieht dabei vor, dass fehlendes Know-how über Methoden, Strategien und Technologien von adesso erbracht und bei Dosys etabliert wird. Das Ziel: „Dortmund soll in den kommenden Jahren in eine Stadt transformiert werden, die über einen der höchsten Digitalisierungsgrade und herausragende Digitalisierungskompetenz in der Verwaltung verfügt.“ 

Ein solcher Veränderungsprozess umfasst neben organisatorischen und prozessualen Veränderungen natürlich auch einen kulturellen Wandel. Um diese Veränderungen herbeizuführen, bedarf es eines Veränderungsmanagements, das den Wandel begleitet. Es gibt viel zu tun…

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