Digitale Lösungen, die jede:r versteht und die einfach zu bedienen sind – das ist das Ziel der Stadtverwaltung. Seit einem Jahr arbeitet sie deshalb am „Digitalen Bauhaus“ – mit Unterstützung des unabhängigen Dortmunder IT-Dienstleisters adesso SE.
Digitale Potenziale und Prozesse identifizieren und Kompetenzen entwickeln
Demografischer Wandel, wachsende Einwohnerzahl, schnellere Bearbeitungen von Anliegen, zeitgemäße Arbeitsbedingungen für die eigenen Beschäftigten: Um diesen und weiteren Herausforderungen für die Stadt Dortmund gerecht zu werden, stellt sich das Dortmunder Systemhaus seit dem vergangenen Jahr als „Digitales Bauhaus“ neu auf. ___STEADY_PAYWALL___
adesso SE begleitet den Prozess und hilft dabei, digitale Potenziale und Prozesse in der Verwaltung zu identifizieren und die nötigen Kompetenzen zu entwickeln. „Das erste Ziel der Stadtverwaltungsstrategie lautet: Dortmund wird einfacher“, betont Oberbürgermeister Thomas Westphal.
„Das ist unsere Idee in Dortmund für die Digitalisierung: Es geht nicht um die Technik und möglichst komplexe digitale Lösungen. Entscheidend ist, dass jedes Produkt der Stadtverwaltung, innen und außen, den klaren Stempel bekommt: ‚Das hat mein Leben jetzt wirklich einfacher gemacht.‘ Das ist auch das Ziel beim ‚Digitalen Bauhaus’“, so Westphal.
Zahlreiche digitale Herausforderungen in der Verwaltung
Der Begriff „Digitales Bauhaus“ ist im übertragenen Sinne zu verstehen. In Anlehnung an die berühmte Kunstschule zu Beginn des vergangenen Jahrhunderts konzentriert sich das „Digitale Bauhaus“ auf die Verbindung von Technologie und kreativem Denken, um innovative Lösungen für digitale Herausforderungen zu schaffen.
„Das historische Bauhaus hat immer die Idee verkörpert, dass die Lösung der Funktion folgen muss und von den Nutzer:innen oder Kund:innen her gedacht wird. Diesem Prinzip wollen wir auch folgen. Damit die Menschen dieser Stadt digitale Produkte bekommen, die man sofort versteht, die einfach zu bedienen sind und das Leben eben leichter machen“, sagt Thomas Westphal.
Früher gehörte es zu den Hauptaufgaben von Dosys, Infrastruktur wie Computer, Datenlaufwerke und Netzwerke sowie Anwendungen oder Fachverfahren zu planen, einzuführen und zu betreiben. Die Fachbereiche kamen auf Dosys zu und definierten ihre IT-Bedarfe – heute ist es genau umgekehrt.
Kultureller Wandel im Systemhaus in der Stadtverwaltung
„Das bedeutet einen kulturellen Wandel, den die 360 Beschäftigten beim Dortmunder Systemhaus zu bewerkstelligen haben“, erklärt Christian Uhr, Personal- und Organisationsdezernent der Stadt Dortmund.
Künftig liegt der Fokus von Dosys auf der digitalen Transformation der Verwaltung, also darauf, Abläufe dank digitaler Technologien zu verbessern. „Dadurch verändern sich die Ansprüche an die IT. Sie werden deutlich größer, da immer mehr und immer schneller neue Technologien erhältlich sind. Also sind ein schnelles und bewegliches Handeln, aber auch neue Arbeitsweisen im Dortmunder Systemhaus erforderlich“, sagt Jörg Zilian, Leiter von Dosys.
Mit der Unterstützung von adesso SE habe Dosys die Voraussetzungen geschaffen, um sich zu einem aktiven Berater für die digitale Transformation der Stadt Dortmund zu entwickeln, versichern die Beteiligten.
Anforderungen an und die Wünsche von 37 Fachämtern und 585 Teams
„Wir leben in technologisch stark veränderlichen Zeiten. Viele Technologien sind reif für die Vereinfachung von Verwaltung und für digitale Services. Künstliche Intelligenz ist dabei wichtig, aber nicht das Einzige“, erklärt Professor Dr. Volker Gruhn, Gründer und Vorsitzender des Aufsichtsrats von adesso SE.
„Dosys wird diese Technologien koordinieren und damit wirklich passende Lösungen für Dortmund schaffen. Das ist dann ein ‚Digitales Bauhaus‘, Transparenz und Verbindlichkeit“, so Gruhn, der keinen Hehl daraus macht, dass der Umbau einer so großen Verwaltung mit 11.000 Beschäftigten für besondere Herausforderungen sorgt.
Es geht darum, die Anforderungen an und die Wünsche von 37 Fachämtern und 585 Teams gerecht zu werden. „Es ist ein ganz spannender Kontext und für uns nicht völlig ungewöhnlich, dass man Unternehmen umbaut. Aber das hier ist schon ein ganzheitlicher Ansatz, weit über den Tellerrand hinaus“, lobt er den Ansatz der Dortmunder Stadtverwaltung.
Die Stadt bietet 213 Dienstleistungen mit digitaler Antragsstellung an
Da die Umsetzung zahlreicher Digitalisierungswünsche und -ideen wegen begrenzter Ressourcen nicht sofort möglich ist, haben sich die Verantwortlichen dazu entschlossen, die 25 Top-Digitalisierungsprojekte zu identifizieren und zu priorisieren.
„Unser Ziel ist es, Transparenz und Verbindlichkeit zu schaffen, indem wir Priorisierungskriterien definiert haben“, sagt Christian Uhr. Diese Kriterien berücksichtigen gesetzliche Rahmenbedingungen, Wünsche der Politik und den entstehenden Nutzen für Bürger:innen sowie Unternehmen. Nicht ohne Stolz verweist Uhr darauf, dass die Stadt bereits 213 Dienstleistungen digital anbietet, zumindest in Antragstellung.
Dennoch ist man bei der Digitalisierung – wie die meisten deutschen Kommunen – nicht so weit, wie es das Onlinezugangsgesetz eigentlich vorsieht. Allerdings hatte der Bund das Vorhaben auch nicht mit Geld und technischem Support hinterlegt. Alle Städte müssen sich daher selbst um alles Kümmern – jede Verwaltung erfindet das Rad quasi neu.
Qualifizierung gehört ebenfalls zum Prozess
Zudem ist die digitale Antragsstellung noch das vergleichsweise kleine Problem. Die dahinterliegenden Prozesse sind da wesentlich fordernder, da sie auch mit einem Kulturwandel in der Gesamtverwaltung einhergehen muss. Was die Digitalisierung von Prozessen angeht, haben sich Stadt und adesso zunächst auf die 25er Liste geeinigt, die die entsprechenden Prioritäten mit den notwendigen Ressourcen und Know-how benennt.
Neben der sichtbaren Digitalisierung von Verwaltungsprozessen sind auch unsichtbare Hintergrundprojekte erforderlich. Sie ermöglichen beispielsweise eine elektronische Aktenführung, ein gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit oder das digitale Signieren.
Aber auch die Qualifizierung der Beschäftigten gehört zum Prozess. Gruhn nennt zwei Ziellinien: Es gehe darum, Kompetenzen und Fähigkeiten zu ergänzen und umzubauen. Dafür müsse weitergebildet und nachqualifiziert werden. Die zweite Ziellinie sei dabei ebenso wichtig: Das gerade Erlernte müsse direkt in Projekten umgesetzt werden. „Das ist eine schwierige und anspruchsvolle Aufgabe. Aber bisher läuft das sehr harmonisch und zielgerichtet. Es gibt nur geringe Kontroversen – es ist ein sehr sachorientierter Prozess“, so der Chef von adesso SE.
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Reader Comments
Norbert
Im Rahmen des OZG werden im Rahmen von Einer-für-alle Lösungen entwickelt, damit DO eben nicht alles selbst erfinden muss.
Wofür braucht es diese externe Firma bei Kernaufgaben der Verwaltung?
Digitales Bauhaus klingt so hochtrabend wie Kopenhagen Westfalens und genauso weit weg von der Realität.
Kund*innen können elektronische Aufenthaltstitel künftig ohne Termin abholen (PM Stadt Dortmund)
Die Stadt Dortmund erweitert ihr digitales Service-Angebot: Kund*innen der Ausländerbehörde können elektronische Aufenthaltstitel (eAT) künftig ohne Termin in einer neuen Dokumentenausgabebox in der Berswordthalle abholen.
„Mit der Dokumentenausgabebox verbessern wir nachhaltig den Kundenservice. Unsere Kundinnen und Kunden können nun unabhängig von den Öffnungszeiten elektronische Aufenthaltstitel abholen. Damit ermöglichen wir ihnen eine völlig neue zeitliche Flexibilität“, sagt Norbert Dahmen, Rechts- und Ordnungsdezernent der Stadt Dortmund. Bis zu 15.000 Dokumente können jährlich an diesem Standort abgeholt werden.
Und so geht’s:
Wer einen elektronischen Aufenthaltstitel beantragt, gibt seine Handynummer an.
Sobald der elektronische Aufenthaltstitel abholbereit ist und in die Dokumentenausgabebox gelegt wurde, erhalten die Kund*innen eine SMS mit einer Lieferbestätigung und einem PIN-Code.
Der gesamte Abholungsprozess dauert dann am Ende zwei Minuten und funktioniert mittels sicherer Authentifizierung:
Hinterlegte Handynummer eingeben
SMS-PIN-Code am Bedienfeld eingeben
Erhalt des PIN-Briefes von der Bundesdruckerei bestätigen
Geburtsdatum bei Ersterteilung bzw. Eingabe CAN-Nummer bei Verlängerung eingeben
Den alten elektronischen Aufenthaltstitel in den vorgesehenen Schlitz zur Vernichtung einlegen als letzte Authentifizierung (bei Verlängerung)
Nach erfolgreicher Authentifizierung öffnet sich eines der Ausgabefächer, und der elektronische Aufenthaltstitel kann entnommen werden.
Barriererfreier Zugang
Die Dokumentenausgabebox befindet sich in einem beschilderten Raum in der Berswordthalle auf Höhe des Ausgangs zur Kleppingstraße. Zu Beginn können die elektronischen Aufenthaltstitel montags bis freitags durchgehend von 6 bis 17 Uhr dort abgeholt werden. Im Herbst werden die Abholzeiten dann bis in die Abendstunden und auf das Wochenende erweitert.
Der neue Service kostet nichts, ist freiwillig und sogar barrierefrei: Die Körpergröße, die zum Beispiel relevant für Rollstuhlfahrer*innen ist, kann bei der Wahl des Faches in der Dokumentenausgabebox berücksichtigt werden.
„Dieses neue Angebot unterstreicht erneut, dass wir es mit unserem Anspruch, moderner und digitaler zu werden, ernst meinen. Durch die Einführung einer digitalisierten Dokumentenausgabe verbessern und erleichtern wir weiter den Kontakt zwischen Kundinnen und Kunden und Verwaltung“, sagt Christian Uhr, Personal- und Organisationsdezernent der Stadt Dortmund.
Buchungsanfragen für Dortmunder Sportanlagen sind ab September online möglich (PM)
Die Digitalisierung der Stadtverwaltung schreitet voran: Ab 1. September sind Buchungsanfragen für die Turn-, Sport- und Gymnastikhallen sowie Sportplätze in Dortmund ganz einfach online möglich. Die Sport- und Freizeitbetriebe Dortmund und das Dortmunder Systemhaus (Dosys) stellen die Belegungspläne der Sportstätten von einer analogen Arbeitsweise auf eine digitale Lösung um.
Mussten Sportler*innen und Vereine bisher auf dem Postweg, per E-Mail oder telefonisch freie Sportstätten anfragen und mit einer gewissen Wartezeit rechnen, wird es mit der neuen Software „Venuzle“ ganz einfach: Sie gewährleistet den Einblick in die Belegungspläne und ermöglicht Buchungsanfragen der Sportstätten für alle örtlichen Sportvereine und in Ausnahmefällen Privatnutzer*innen.
Langfristige Planungssicherheit
So wird der Zugang zu den Sportstätten nicht nur einfacher und übersichtlicher, sondern auch sicherer – denn es kommt nicht zu Doppelbelegungen. Kurzfristig freiwerdende Kapazitäten stehen schnell zur Verfügung. Das bringt sowohl den Nutzer*innen als auch den Anbieter*innen Planungssicherheit. Nach der bestätigten Registrierung können sofort freie Kapazitäten der Sportstätten gesucht und Buchungsanfragen elektronisch getätigt werden.
„Das ist ein weiterer Meilenstein in der Digitalisierung. Zugleich bieten wir unseren Dortmunder Athletinnen und Athleten die Möglichkeit, ihr Sportprogramm flexibel und individuell zu gestalten und zu planen. Mit dieser Fortentwicklung können sie zeitgemäß ihre Trainingspläne anpassen“, sagt Christian Uhr, Personal- und Organisationsdezernent der Stadt Dortmund.
Spezifische Informationen
Die Sportstätten sind mit Katasterdaten im Geo-Portal der Stadt Dortmund und Google-Maps verlinkt, sodass auch Informationen über den Standort abgefragt werden können. Spezifische Informationen über die Sportstätten wie Größe oder barrierefreier Zugang sind teilweise bereits vorhanden und werden ständig erweitert. Datensicherheit und Datenschutz sind natürlich auch gewährleistet. Des Weiteren besteht eine direkte Kommunikation über die Software durch eine integrierte E-Mail-Anwendung.
„Schon sehr lange unterstützen wir die Forderung aus dem organisierten Sport, unsere Sportstätten bestmöglich zu nutzen. Wir hoffen sehr, dass dieses neue Programm der Schritt in die richtige Richtung ist. Außerdem halten wir die importierten Geo-Daten und spezifischen Informationen über die Sportstätten, die nun zentral an einem Ort zu finden sind, für einen echten Fortschritt“, sagt Mathias Grasediek, Geschäftsführer des StadtSportBundes (SSB).
Auslastung in den Tagesrandzeiten
Auch für die Sportverwaltung liegen die Vorteile auf der Hand: „Neben den vielen prozessualen Vorzügen erwarten wir uns unter anderem auch eine bessere Auslastung in den Tagesrandzeiten und streben so eine Vollauslastung an“, sagt Dirk Gottschlich vom Sportstättenmanagement der Stadt Dortmund.
Und so geht’s: Um die Sportstättenverwaltungssoftware „Venuzle“ zu nutzen, ist eine vorherige Registrierung über ein Widget zwingend erforderlich unter http://www.dortmund.de/sportanlagen. Ein Einladungsschreiben für die Registrierung wird einige Tage vor dem Starttermin an die verschiedenen Organisationen per E-Mail verschickt.
Rund 450 Sportstätten in Dortmund
Bei der Sportstättenverwaltungssoftware „Venuzle“ handelt es sich um eine webbasierte Anwendung. Die ersten Überlegungen, eine Spezialsoftware zu beschaffen, gab es Mitte 2021. Nach einer europaweiten Ausschreibung erhielt schließlich der Hersteller „Venuzle“ den Zuschlag, die Software für die Bedürfnisse der Stadt Dortmund zu entwickeln, bereitzustellen und zu betreiben. Im weiteren Verlauf haben die Mitarbeiter*innen der Sport- und Freizeitbetriebe Dortmund die erforderlichen Daten erhoben und in die Software eingepflegt.
Aktuell befinden sich circa 450 Sportstätten (Turn-, Sport- und Gymnastikhallen sowie Sportplätze) und 700 Nutzer*innen (Organisationen, Vereine und Privatpersonen) in der Datenbank. Die bisher genutzten analogen Belegungspläne der Sportstätten wurden digital in die Software übertragen.
dortmund.de/sportanlagen
Projektpartnerschaft von CDU und GRÜNEN fordert moderne Zahlungsmethoden wie GooglePay bei den Bürgerdiensten (PM)
PayPal, GooglePay oder ApplePay – die digitalen Zahlungsmethoden haben spätestens seit Corona ihren Siegeszug in Deutschland angetreten. Immer mehr Menschen zahlen bargeldlos durch ePayment-Methoden. Ähnlich wie die Bürgerdienste der Stadt Köln wollen CDU und GRÜNE nun auch den Einsatz von Kreditkarten und ePayment in Dortmund prüfen und einführen.
„Unser Ziel ist es, den Bürgerinnen und Bürgern in Dortmund eine moderne und effiziente Verwaltung zu bieten, die sich an den aktuellen technischen Entwicklungen orientiert und auf die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger eingeht“, erläutert Elisabeth Brenker, GRÜNES Mitglied im Ausschuss für Bürgerdienste. „Die Umsetzung dieser Maßnahmen wird dazu beitragen, die Servicequalität zu verbessern und den Bürgerinnen und Bürger eine größere Flexibilität und Komfort bei der Erledigung ihrer Angelegenheiten zu bieten“, ergänzt Uwe Wallrabe, CDU-Sprecher im Ausschuss für Bürgerdienste.
Die Stadtverwaltung Köln hat bereits erste ePayment-Zahlungsverfahren eingeführt, was zeigt, dass die Integration solcher Systeme machbar und vorteilhaft ist. Mit dem neuen Onlinezugangsgesetz (OZG 2.0), das ab 2028 digitale Zahlungsverfahren verpflichtend machen wird, ist es wichtig, bereits jetzt die Weichen für eine zukunftsorientierte Serviceausrichtung zu stellen.
Der Ausschuss für Bürgerdienste wird am 24. September 2024 erstmals über die Einführung beraten.
Dortmund fällt im Digitalisierungs-Ranking zurück – GRÜNE fordern Maßnahmen (PM)
Die Stadt Dortmund hat im aktuellen Ranking des Digitalverbands Bitkom zur Digitalisierung deutscher Großstädte an Boden verloren. Während die Ruhrmetropole im Vorjahr noch auf Platz 18 rangierte, findet sie sich in der neuesten Auswertung vom September 2024 nur noch auf Rang 22 wieder. Diese Entwicklung steht im Gegensatz zu den Fort-schritten benachbarter Städte wie Bochum, Essen und Münster.
Der Bitkom-Index zeigt, dass die Digitalisierung in deutschen Städten insgesamt voran-schreitet. Dortmund erreichte mit 76,9 Punkten jedoch keine Spitzenposition. Hubertus Feltmann, Mitglied der GRÜNEN im Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung, kommentiert: „Dortmund rühmt sich als „digitalste Stadt“. Das Ergebnis des Ran-kings zeigt jedoch ein anderes Bild. Wir sollten die Gründe für das schlechtere Abschneiden jetzt ehrlich analysieren und daraus konkrete Handlungsschritte ableiten. Nur so können wir sicherstellen, dass Dortmund in Zukunft wieder zu den digitalsten Städten Deutschlands gehört.“
Die Fraktion der GRÜNEN hat deshalb im zuständigen Ausschuss die Stadtverwaltung auf-gefordert, eine detaillierte Bewertung der Platzierung vorzulegen und Maßnahmen zu präsentieren, die Dortmund zukünftig unter die Top Ten des Rankings bringen sollen. Neben der Frage nach den Gründen für die Verschlechterung im Vergleich zum Vorjahr wollen die GRÜNEN vor allem wissen, welche Konsequenzen aus dem Ergebnis gezogen werden und inwieweit die Ergebnisse aus den Teilbereichen dazu genutzt werden, konkrete und priorisierte Handlungsmaßnahmen abzuleiten. Insbesondere in den Bereichen „Energie und Umwelt“ (Platz 36) sowie „Gesellschaft und Bildung“ (Platz 34) konnte Dortmund nur unterdurchschnittliche Werte erzielen. Lediglich im Bereich „Verwaltung“ erzielte Dortmund mit Platz 10 eins der besseren Teilergebnisse.