Was lange wehrt wird endlich gut. So könnte der Leitsatz bei den Digital-Services der Stadt Dortmund lauten – zumindest beim Thema Bauanträge: Diese können ab sofort digital gestellt, bearbeitet und genehmigt werden. Wer einen Antrag gestellt hat, kann jederzeit abrufen, wie der aktuelle Stand im Verfahren ist. Damit hat die Stadtverwaltung zumindest in diesem Baustein von A bis Z alle Schritte digitalisiert und hatte damit offenbar einen deutlich längeren Atem als andere Kommunen und das Land – und zumindest in Sachen Bauantrag die Nase vorn.
Verfahren von Antrag bis zum finalen Bescheid vollständig digitalisiert
Wer bauen oder ein bereits bestehendes Gebäude erweitern, umbauen, anders nutzen oder beseitigen möchte, kommt auch in Dortmund kaum an einem Bauantrag vorbei. Dortmund war seit 2018 am „Modellprojekt digitales Baugenehmigungsverfahren in Nordrhein-Westfalen“ beteiligt und macht jetzt als eine der ersten Kommunen den Digitalen Bauantrag für Dortmund als neue Option zum Standard.
„Ziel war es, das Baugenehmigungsverfahren von Antrag an bis zum finalen Bescheid vollständig zu digitalisieren“, sagt Christian Uhr, als Personal- und Organisationsdezernent verantwortlich für die digitale Transformation der Verwaltung. Der digitale Bauantrag ist eines von 25 Top-Digitalisierungsprojekten, die die Verantwortlichen des Digitalen Bauhauses im Dortmunder Systemhaus (Dosys) nun nach und nach umsetzen.
Ludger Deimel, Leiter der Bauaufsicht, war mit diesem Thema von Anfang an befasst. Dortmund war 2018 eine von sechs Modellkommunen, die mit dem Ministerium an bauordnungsrechtlichen Forderungen an einem digitalen Verfahren gearbeitet haben. „Die Einzigen, die bis zum Ende durchgehalten haben, war Dortmund”, berichtet Deimel.
Selbst beim Ministerium sei die Initiative zurückgegangen. „Wir haben uns aber 1:1 an die Verabredungen gehalten, die seinerzeit gemeinsam verabredet wurden”, so der Leiter der Bauaufsicht nicht ohne Stolz. Dortmund hat dabei nicht einfach die eingeschränkten Möglichkeiten des Bauportals des Landes übernommen, sondern den kompletten Reigen der Antragsmöglichkeiten komplett abgebildet. „Das war ein längerer und sehr mühseliger Prozess“, den man aber nun zum Abschluss habe bringen können.
Bis zu 100 verschiedene Schritte: Komplexer Verwaltungsakt wird digital
„Das Bearbeiten eines Bauantrages gehört zu den komplexesten Vorgängen in der Verwaltungspraxis“, sagt Planungsdezernent Stefan Szuggat. „Der Prüf- und Bearbeitungsprozess ist so verzweigt, dass bis zu 100 verschiedene Schritte notwendig werden können. Die medienbruchfreie elektronische Abwicklung bedeutete also eine besondere Herausforderung, für die es jetzt eine Lösung gibt. Die Dortmunder Bauaufsicht hat daran wesentlich mitgewirkt. Sie hat darauf geachtet, dass sie gut praktikabel ist und wertvolle Praxiserfahrungen zurückgespiegelt.“
Zusammen mit dem Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung haben die Expert:innen der ausgewählten Kommunen den Antrag über das landeseinheitliche Bauportal.NRW konzipiert und umgesetzt. Nicht nur die technischen und organisatorischen Voraussetzungen, sondern auch gesetzliche Regelungen mussten geschaffen oder angepasst werden.
Neu ist etwa eine rechtssichere digitale Unterschrift, die sogenannte qualifizierte elektronische Fernsignatur, die nun bei allen Bescheiden im Baugenehmigungsprozess genutzt werden kann. Auch die Kommunikation bei Rückfragen und Rückmeldungen läuft dann rein digital.
Das Verfahren kann papierlos bearbeitet und genehmigt werden
Bereits seit Dezember 2023 hatte die Bauaufsicht Dortmund nach umfangreichen Tests digitale Anträge vereinzelt entgegengenommen. Nun können sie auch papierlos bearbeitet und genehmigt werden. Darüber hinaus ist die Bauaufsicht Dortmund zum Beispiel bei Bauabnahmen und Überwachungen mit mobilen Endgeräten vor Ort.
Auch die Archivierung erfolgt elektronisch. Der Ablauf ist also von A bis Z rein digital. Jetzt geht es an die Schulung derjenigen Mitarbeitenden im Stadtplanungs- und Bauordnungsamt, für die das Thema noch neu ist.
Digitale Strukturen hatte die Bauaufsicht schon vorher eingeführt und ist dabei Schritt für Schritt vorgegangen: Schon seit vielen Jahren ist es Standard, eingehende Bauanträge zu digitalisieren und andere Ämter und Behörden für Stellungnahmen elektronisch zu beteiligen.
Früher musste ein Antrag gleich mehrfach (oft bis zu sechs Exemplare) eingereicht werden – für jede beteiligte Behörde ein Komplettausdruck. Ein einziger Bauantrae hat teilweise mehrere Aktenordner gefüllt. Dass dieser Aufwand und die Kosten nun entfallen, sieht die Stadt als Vorteil für alle Beteiligten.
Die Komplett-Digitalisierung soll den Baugenehmigungsprozess vereinfachen. Zu mehr Tempo führt dies zunächst nicht, denn die gesetzlichen Vorschriften zur Prüfung von Bauanträgen sind dieselben wie zuvor, sie sind nicht wesentlich weniger geworden, dämpft Christian Uhr übertriebene Erwartungen.
HINTERGRUND: Wie funktioniert der digitale Bauantrag?
- Im ersten Schritt müssen sich die Antragstellenden über das Nutzerkonto Bund (BundID) authentifizieren; Unternehmer:innen nutzen dafür das Unternehmenskonto von Elster.
- Der elektronische Antrag läuft über einen Antragsassistenten im Bauportal.NRW. Über die interne Suchmaschine kann die zuständige Bauaufsichtsbehörde schnell ermittelt werden. Mit dem Antragsassistenten kann man sofort oder später sämtliche Unterlagen mit anhängen. Jeder online gestellte Bauantrag wird automatisch in das Fachverfahren der Stadt Dortmund importiert.
- Auch die Kommunikation erfolgt über das Bauportal. Ein erstes Schreiben mit den Zugangsdaten wird allerdings aus Sicherheitsgründen wie beim Onlinebanking per Post übersandt.
- Nach wie vor kann man Anträge auch klassisch in Papierform einreichen. Anträge per Mail sind nicht möglich. Für andere Anfragen hat die Bauaufsicht ein eigenes Online-Kontaktformular: https://www.dortmund.de/services/kontaktformular-bauaufsicht.html.
- Wer sich im Bauportal einloggt, kann sich jederzeit selbst über den aktuellen Stand des eigenen Bauantrages oder der Voranfrage informieren.
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Screenshot: Bund Mehr Informationen auf dortmund.de unter den Stichworten: Bauportal Dortmund – Bauauskunft. Dort findet sich auch ein Erklärvideo, das die Arbeitsschritte im Bauportal erklärt: https://www.dortmund.de/themen/planen-und-bauen/bauvorschriften-und-verfahren/bauordnung/bauantrag-digital-analog/
- Ein Nutzerkonto Bund (BundID) kann man über die Webseite der BundID anlegen. Dort gelangt man über die Startseite zur Konto-Erstellung. Die Ausweis-App kann zum Auslesen der persönlichen Daten des Ausweises in das Nutzerkonto Bund (BundID) genutzt werden. Das funktioniert entweder mit einem Kartenlesegerät oder über ein geeignetes Smartphone. Zu mehr Informationen online und zur Registrierung geht es hier entlang:
Nutzer:innen-Konto BundID: https://id.bund.de/de
Mein Unternehmenskonto: mein-unternehmenskonto.de/public/#Startseite
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