„Die Fotos mit den Warteschlangen können Sie löschen“, betont Manfred Kruse, Leiter der Bürgerdienste, bei einem Ortstermin im Stadthaus. Nicht, weil der Publikumsverkehr wegen Corona stark eingeschränkt ist (obwohl er das viele Monate war), sondern weil eine neue Software zur Terminbuchung bei den städtischen Bürgerdiensten offenbar erfolgreich in Betrieb genommen wurde. Damit sollen auch die langen Wartezeiten für einen neuen Ausweis oder die Anmeldung eines Autos Geschichte sein.
Termine sind jetzt bequem online zu buchen und auch abzusagen
Mit der neuen Software kann man Termine für verschiedene Dienstleistungen aus den Bereichen Einwohnermeldeverordnung und Kfz-Zulassung buchen. Der Vorteil: Man kann erst sein Anliegen auswählen und bekommt dann freie Termine vorgeschlagen. Zusätzlich kann man nach den verschiedenen Dienststellen filtern – also ob man im Dienstleistungszentrum in der City oder einer der Bezirksverwaltungsstellen hingehen will. Weitere Filter sollen folgen. ___STEADY_PAYWALL___
Die Verbesserung besteht in der Möglichkeit, die Terminvergabe gezielter zu steuern. So sind jetzt – je nach Anliegen – auch kürzere Zeitfenster möglich. Das alte System sah nur starre Zehn-Minuten-Fenster vor, auch wenn die Dienstleistung – beispielsweise die Abholung eines Ausweises – deutlich schneller geht.
Außerdem bekommen die Nutzer:innen eine Bestätigungsmail sowie eine Erinnerung vor dem Termin sowie eine automatisierte Möglichkeit, die Termine in die eigenen Handy- oder Computerkalender zu übernehmen.
Bis zu 26 Prozent der vereinbarten Termine wurden nicht wahrgenommen
Außerdem – und das ist fast noch wichtiger – gibt es bei der Buchung und Erinnerung einen Link, mit dem man den Termin absagen kann. Darauf hoffen die Bürgerdienste. Denn die „No Show“-Quote – also die Nicht-Wahrnehmung eines gebuchten Termins, liegt in der Spitze bei 26 Prozent und im Durchschnitt bei 10 bis 13 Prozent.
„Das sind Termine, die anderen verloren gehen. Ich habe die Hoffnung, dass durch die Erinnerung die Quote sinkt. Per Mail haben die Menschen auch unkompliziert die Chance, ihren Termin auch wieder abzusagen“, so Kruse. Freie Termine werden sofort wieder im Buchungssystem angeboten.
Freigeschaltet werden neue Termine aber nur mit einem Vorlauf: Maximal zwei Wochen im Voraus werden Termine angeboten, um das „Hamstern“ zu vermeiden. Jeden Morgen um 7 Uhr werden weitere Tage verfügbar.
Nach der Lockerung der Corona-Einschränkungen können aktuell rund 25.000 Termine pro Monat bei den Bürgerdiensten vereinbart werden. Das sind zwar schon deutlich mehr als noch vor wenigen Monaten, aber noch nicht wieder auf dem Stand von vor Corona.
Die Bürgerdienste konnten alle freien Stellen nachbesetzen
Durch die genauere Steuerung und die kürzeren Buchungsfenster soll die Zahl weiter steigen. Am Personal liegt es nicht (mehr): Denn die Bürgerdienste konnten in den vergangenen Jahren kräftig aufstocken.
Dadurch konnten die vielen unbesetzten Stellen mittlerweile nachbesetzt werden. „Ich hatte versprochen, dass Problem abzuräumen“, erinnerte Personaldezernent Christian Uhr an eine seiner Zusagen vom Amtsantritt. Daher gehören die langen Warteschlangen (hoffentlich) der Vergangenheit an.
Sogar einen „Puffer“ habe man geschaffen, um freie Stellen möglichst schnell erneut zu besetzen. Aktuell arbeiten im Bereich Einwohnermeldewesen und KfZ rund 150 Beschäftigte, die sich rund 120 Stellen teilen.
Sozial-, Jugend- und Wohnungsamt haben Interesse an Online-Terminvergabe
Nun wird schrittweise an einer anderen Baustelle gearbeitet – die der Technik. „Die Software war nicht mehr die modernste“, muss Ordnungsdezernent Norbert Dahmen – zu seinem Ressort gehören die Bürgerdienste – einräumen. Doch die Beschaffung sei schwierig: „Man kann eine solche Lösung nicht im Supermarkt-Regal kaufen“, bedauert er.
Denn die meisten Angebote seien nicht auf so große Verwaltungen ausgelegt. Außerdem böten kaum Verwaltungen eine gemeinsame Anlaufstelle für Einwohner- und Kfz-Angelegenheiten, obwohl dies für die Bürger:innen die Sache einfacher mache. Daher habe man eine Software für die Dortmunder Verhältnisse anpassen müssen, so Dahmen.
Die Software TEVIS (Termin-Verwaltungs- und Informations-System) ist nun seit einigen Tagen bei den Bürgerdiensten im Einsatz. Probleme traten bisher nicht auf. Daher regt sich in vielen Bereichen der Verwaltung, die es mit vielen Besucher:innen zu tun haben, Interesse. Sie wollen auch das System nutzen – dazu gehören beispielsweise das Sozial-, Jugend- und das Wohnungsamt.
Auch wenn es bei den Bürgerdiensten seit Corona keine Vorsprache ohne Terminvereinbarung mehr gibt, gibt es neben der Online-Buchung auch weiterhin die Möglichkeit, Termine persönlich, schriftlich oder telefonisch zu vereinbaren.
Vorgaben des Online-Zugangs-Gesetzes werden bundesweit nicht zu halten sein
Die Online-Terminvergabe ist allerdings nur ein ganz kleiner Baustein in den Digitalisierungsbestrebungen, zu denen die Kommunen wie alle Behörden per Gesetz verpflichtet sind. Das Online-Zugangs-Gesetz schreibt vor, dass die Beantragung von 575 Dienstleistungen bis Ende 2022 digital möglich sein müssen. Dazu gehört ein Großteil der Dienstleistungen von Bund und Land.
Aber auch die Kommunen sind gefragt. Das Problem: Der Gesetzgeber hat nur die Vorgaben erlassen, aber keine Vorgaben gemacht und auch kein Geld zur Verfügung gestellt. „Jetzt bastelt jeder vor sich hin“, kritisiert Christian Uhr, der auch für Digitalisierung zuständige Dezernent bei der Stadt Dortmund. „Aber nur mit Bordmitteln und ohne zusätzliche Ressourcen wird das nicht möglich sein.“
Dabei bilde Dortmund keine Ausnahme: „Das wird bundesweit nicht zu schaffen sein. Die Kritik im Städtetag wird immer lauter, dass man die Städte alleine vor sich hinmachen lässt“, so Uhr. „Wir reden uns den Mund fusselig!“ Zudem seien die Vorgaben nicht durchdacht: „So lange ich für einen neuen Ausweis persönlich vorsprechen muss, sind uns die Hände gebunden. Dann wird keine digitale Beantragung möglich sein“, verweist er auf den gesetzlichen Konstruktionsfehler.
Reader Comments
Manfred
„Tolles“ System! (Ironie aus) Da ich einen neuen Reisepass brauche, probierte ich es sofort aus. Ich gab also meine gewünshte Amtsstelle ein und erhielt die Meldung, dass kein Termin frei sei. Ich solle es später noch einmal oder an einer anderen Dienststelle versuchen. Toll! Wann ist denn später? Vor einigen Wochen konnte ich immerhin das noch erkennen, jetzt gibt es aber keine Kalenderanzeige mehr.
Vorschlag: Die Stadt soll sich mal die Kalender der Ärzte ansehen, in denen man die Impftermine angeben kann. Das ist übersichtlich und transparent!
Bürgernah, mehrsprachig und digital: GRÜNE fordern Bürgerdienste der Zukunft (PM)
In einem Behördenranking des Verbraucherschutzes Berlin landet Dortmund auf dem vorletzten Platz von 40 Großstädten. Die GRÜNEN forderten schon vorher, die Bürgerdienste für die Zukunft aufzustellen: Durch Einführung von Video-Identverfahren, Mehrsprachigkeit sowie durch mehr Abendtermine.
„Die Bürgerdienste sind ein Aushängeschild der Stadt Dortmund. Die Menschen in Dortmund erfahren hier als Erstes, wie die Stadt als Dienstleisterin für sie da ist”, erklärt Svenja Noltemeyer, GRÜNES Ratsmitglied im Ausschuss für Bürgerdienste. „Mit den Bürgerdiensten kann die Verwaltung vorbildhaft zeigen, ob sie digital, schlank und effizient aufgestellt ist“, so Svenja Noltemeyer weiter. „Ziel der Bürgerdienste müsse es sein, für die Menschen in der Stadt Dienstleistungen professional und modern zur Verfügung zu stellen, den Beschäftigten ideale Arbeitsbedingungen zu bieten und insgesamt die Stadt Dortmund besonders gut zu präsentieren.“
Bürger*innenfreundlichkeit erhöhen – Terminangebot erweiternMit einem Antrag fordern die GRÜNEN die Verwaltung auf, das Terminangebot zu erweitern. „Gerade werden per Dienstvereinbarung neue Öffnungszeiten vereinbart, die Spontanbesuche und allgemeine Öffnungszeiten in den Bürgerdiensten abschaffen“, so Noltemeyer. „Das für die Bürger*innen daraus resultierende Ergebnis lehnen wir GRÜNEN daher ab. Stattdessen bitten wir die Verwaltung zu prüfen, ob es nicht möglich ist, mehr Termine durch zusätzliches Personal am Abend und am späten Nachmittag anzubieten.“ Bislang schließen die Bürgerdienste in der Regel um 12 und 16 Uhr. Nur an einem Tag haben sie bis 18 Uhr geöffnet.
Darüber hinaus setzen sich die GRÜNEN dafür ein, dass die geschätzte Wartezeit künftig auch online angezeigt wird, um den Menschen eine Wartezeit außerhalb der Bezirksverwaltungsstellen und des Dienstleistungszentrums zu ermöglichen. „Die Dortmunder*innen könnten dann noch einen Kaffee trinken oder bei der Post einen Briefeinwerfen“, erklärt Noltemeyer. „Ewige Wartezeiten auf Amtsfluren müssen nicht sein.“
Mehrsprachigkeit in den Bürgerdiensten implementierenDarüber hinaus wollen die GRÜNEN, dass das Terminbuchungssystem sowie die wichtigsten Formulare in mehreren Sprachen angeboten werden. „Wir GRÜNE erhoffen uns hiervon, dass besonders die Dortmunder*innen, die keinen deutschen Pass haben und wegen höherer Meldepflichten mehr Kontakt mit der Stadt haben, diesen Pflichten besser nachkommen können. Ein multilinguales Angebot soll sich auf die am häufigsten in Dortmund gesprochenen Sprachen erstrecken. Darüber hinaus bitten wir die Verwaltung um eine Stellungnahme, wie die Mitarbeitenden der Bürgerdienste auch auf ihren Namensschildern ihre Sprachkenntnisse angeben können. In vielen Branchen wie Hotellerie oder im Einzelhandel ist dies völlig normal.“
Video-Identverfahren einführenUm typische Verwaltungsabläufe zu erleichtern, fordern die GRÜNEN die Einführung von Video-Identverfahren, wie sie bei Bankgeschäften zur Authentifizierung für Kredite und Konto-Eröffnungen seit sehr langer Zeit bewährte Praxis sind. „Die Bürgerdienste der Zukunft müssen Veränderungen aufnehmen, um nah an den Menschen zu bleiben. Zum Beispiel verändert sich die Erwerbsarbeitswelt zunehmend. Nicht allen Menschen in Dortmund ist es möglich, einen Termin mit ausgedehnten Anfahrts-, Abfahrts- und Wartezeiten jederzeit wahrzunehmen. Aus diesem Grund bieten sich sichere und datenschutzkonforme Video-Identverfahren an“, so Noltemeyer.
Stadt Dortmund beim Onlinezugangsgesetz trotz schwieriger Rahmenbedingungen gut aufgestellt (PM)
Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (kurz: Onlinezugangsgesetz, OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch elektronisch als Online-Antrag über Verwaltungsportale anzubieten. Insgesamt wurden bundesweit 599 zu digitalisierende Verwaltungsleistungen (sogenannte OZG-Leistungen) identifiziert. Im OZG-Umsetzungskatalog sind die OZG-Leistungen in 35 Lebens- und 17 Unternehmenslagen gebündelt und 14 übergeordneten Themenfeldern zugeordnet.
Der OZG-Umsetzungskatalog orientiert sich dabei nicht an behördlichen Zuständigkeiten, sondern an der Nutzerperspektive von Bürger*innen sowie Unternehmen. Digitalisiert werden nahezu alle bestehenden OZG-Leistungen, die Bürger*innen und Unternehmen in Anspruch nehmen. Die Option, Anträge in Papierform zu stellen, bleibt aber weiterhin bestehen.
OZG bei der Stadtverwaltung Dortmund:Von den 599 OZG-Leistungen des Bundes, der Länder und der Kommunen wurden 173 OZG-Leistungen für die Stadtverwaltung Dortmund vom Dachverband kommunaler IT-Dienstleister in NRW (KDN) identifiziert.
Jede der 173 OZG-Leistungen wie z. B. Personalausweis oder Führerschein, besteht dabei aus mehreren Tätigkeiten, die die Behörde gegenüber der/dem Bürger*in erbringt (z.B. Erstantrag, Ausstellung, Ersatz, Ummeldung, Abmeldung).
Die OZG-Leistung beantwortet die Frage „Worum geht es?“ (z.B. Führerschein), während die Tätigkeit die Frage „Was tut die Verwaltung“ (z.B. Erstantrag) beantwortet.
Diese einzelnen Tätigkeiten werden in dem Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung (LeiKa) in einem einheitlichen, vollständigen und umfassenden Verzeichnis aufgeführt.
Insgesamt ergeben sich für Dortmund 2.178 unterschiedliche Tätigkeiten (LeiKa), die durch das städt. Serviceportal Bürger*innen und Unternehmen digitalisiert bis 31.12.2022 zur Verfügung zu stellen sind.
Umsetzungsstand bei der Stadt Dortmund:• Aktuell können in Dortmund 27 von den insgesamt 173 umzusetzenden OZG-Leistungen (rd. 14%) mit 185 Tätigkeiten online genutzt werden.
• Weitere 30 Tätigkeiten werden aktuell umgesetzt und ca. 50 Tätigkeiten sind in der Planung.
In den aktuellen Planungen der Projektgruppe zur Umsetzung des OZG ist eine Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger ab Januar 2022 vorgesehen. Dann sollen einzelne digitale Leistungen für Praxistests zur Verfügung gestellt werden.
Beispiel Hundesteuer:
Die Hundesteuersatzung wird von der Stadtverwaltung Dortmund selbst erlassen. Die entsprechenden Steuersätze legt die Stadt Dortmund fest. Der Hundehalter ist verpflichtet, einen Hund innerhalb von zwei Wochen nach der Aufnahme bei der Stadt Dortmund anzumelden. Bei Zuzug des Hundehalters muss die Anmeldung innerhalb von zwei Wochen des auf den Zuzug folgenden Monats erfolgen.
Zwischen diesen Tätigkeiten (LeiKa) können Sie wählen:
• Erstanmeldung eines Hundes
• Umzug innerhalb der Stadt Dortmund
• Zuzug nach Dortmund
• Abmeldung eines Hundes
Neben der Hundesteuer wurden zuletzt beispielsweise die folgenden Leistungen zur digitalen Nutzung freigegeben: Wohngeldantrag, Gaststätten- und Gewerbeerlaubnis, Aufenthaltsanzeige nach Brexit und Bauakteneinsicht.
„Die Stadt Dortmund hat hinsichtlich der Digitalisierung ihrer Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger unbestritten Aufholbedarf. Das OZG beschreibt das richtige Ziel, bundesweit Dienstleistungen des Bundes, der Länder und der Kommunen zukünftig digital anzubieten. Insbesondere die Kommunen stehen dabei aber vor immensen bis unlösbare Herausforderungen bis Ende 2022. Im föderalistischen System ganz am Ende stehend fehlt es den Kommunen aber an notwendigen Personal- und Finanzressourcen zur Umsetzung des OZG. Angekündigte Musterleistungen („Einer-für-alle-Leistung“) stehen nur in geringem Umfang zur Verfügung oder sind vor Ort nicht anwendbar. Der Zeitplan ist für die Kommunen nicht einzuhalten. In Dortmund ist die Umsetzung des OZG zu Recht ein wichtiger Baustein im vom Rat der Stadt beschlossenen Memorandum zur Digitalisierung. Wir können schon einige gute Erfolge bei der Umsetzung des OZG in Dortmund erkennen, wünschen uns aber dringend mehr Unterstützung von Bund und Land sowie eine ganzheitliche Strategie für alle Kommunen“, bilanziert Digitalisierungsdezernent Stadtrat Christian Uhr den Sachstand zur Umsetzung des OZG in Dortmund.
Die Stadt Dortmund sucht Tester*innen für Online-Dienste (PM)
Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz, OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch elektronisch als Online-Antrag über Verwaltungsportale anzubieten. Hierzu wurden insgesamt 599 OZG-Leistungen identifiziert. Auf die Stadt Dortmund entfallen 173 dieser Leistungen.
Aktuell können bei der Stadtverwaltung Dortmund 27 von den insgesamt 173 umzusetzenden OZG-Leistungen online genutzt werden. Hierbei handelt es sich um Leistungen wie beispielsweise Wohngeldantrag, Hundesteuer, Gaststätten- und Gewerbeerlaubnis, Aufenthaltsanzeige nach Brexit und Bauakteneinsicht. Weitere 30 Leistungen werden derzeitig umgesetzt. Für weitere 50 Leistungen läuft die Umsetzungsplanung.
Ein besonderer Fokus liegt hierbei darauf, die Dortmunder Bürger*innen in den Entwicklungsprozess einzubinden und Digitalisierung so gemeinsam zu gestalten. Die Zielsetzung besteht darin, allen Kund*innen den bestmöglichen Service anzubieten und die Online-Formulare so benutzerfreundlich und verständlich wie möglich zu gestalten.
Das unterstreicht auch Personal- und Organisationsdezernent Christian Uhr: „Ich möchte alle Bürgerinnen und Bürger dazu ermutigen, an der Digitalisierung der Stadt Dortmund mitzuwirken und gemeinsam maßgeschneiderte und moderne Services zu entwickeln“. Das Dortmunder Systemhaus sucht daher freiwillige Tester*innen, die mithelfen die Stadt Dortmund zu digitalisieren, regelmäßig Online-Dienste testen und Feedback geben.
Interessierte können sich über nachfolgendes Formular eintragen lassen.
https://www.dortmund.de/de/rathaus_und_buergerservice/buergerinteressen/mitwirken_in_dortmund/mitmachpool/index.jsp
Online-Services modern und verständlich anbieten: Bürger*innen unterstützen die Stadt Dortmund (PM)
Eine Vielzahl von Verwaltungsleistungen müssen bis Ende 2022 digital als Online-Antrag zur Verfügung gestellt werden – hierzu verpflichtet die Kommunen das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz, OZG).
Für die Stadt Dortmund sind dies bis zu 173 Leistungen, die zukünftig digital angeboten werden müssen. Dabei stehen Verständlichkeit und Benutzer*innen-Freundlichkeit der Online-Formulare im Fokus – eine wichtige Aufgabe, für die sich das Dortmunder Systemhaus Unterstützung bei den Bürger*innen holt.
Schwachstellen benennenBereits jetzt und auch in den kommenden Wochen testen eine Vielzahl von Dortmunder*innen die Online-Anträge der Stadt Dortmund. Sie füllen die Formulare testweise aus und schauen, wo es noch hakt: Sind Inhalte zu kompliziert formuliert? Ist bei manchen Feldern unklar, was eingetragen werden muss? In einem gesonderten Textfeld können dann Schwachstellen benannt und eigene Verbesserungsvorschläge gemacht werden.
So konnten auch schon erste Verbesserungsvorschläge der Bürger*innen in die Formulare der Tiervermittlung und der Fischerei einfließen. Dank dieser wertvollen Unterstützung gelingt es der Stadt Dortmund, die Qualität der Anträge zu sichern oder zu verbessern. Fehlerquellen werden frühzeitig identifiziert und behoben, bevor die Online-Anträge der allgemeinen Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden.
Mitmachpool als neue MöglichkeitUm Bürger*innen für diese Testphase zu gewinnen, arbeitet das Dortmunder Systemhaus mit dem Mitmachpool zusammen. Hierbei handelt es sich um eine neue, digitale Mitwirkungsmöglichkeit, die im Rahmen der aktuellen Konzeptentwicklung „Mitwirkung 2.0“ entstanden ist. Um die Möglichkeit zur Teilhabe, Beteiligung und Mitwirkung zukunftsfähig zu gestalten, sollen passgenaue Mitwirkungsformate entwickelt und angeboten werden, die die Teilhabe und Mitwirkung der Zivilgesellschaft unter Einbeziehung der digitalen Möglichkeiten noch besser sichert, ohne Menschen auszugrenzen oder abzuhängen.
Sie möchten sich ebenfalls einbringen und zur Verbesserung der Online-Anträge beitragen? Die Teilnahme an der Testung ist über den sogenannten Mitmachpool möglich. Für diesen kann sich jede*r über ein Anmeldeformular auf der Internetseite dortmund.de/mitwirken registrieren. In regelmäßigen Abständen erhalten die Teilnehmer*innen E-Mails mit den Internetlinks zur Testung sowie auch aktuelle und zukünftige Beteiligungs- und Mitwirkungsangebote und -möglichkeiten der Stadt Dortmund.
Bei Fragen erreichen Sie das Team rund um den Mitmachpool per Mail unter mitwirken@dortmund.de oder telefonisch unter 0231 50-28208.
Neue Software für die Kfz-Zulassung (PM)
Die Bürgerdienste der Stadt Dortmund haben eine neue Software für die internetbasierte Fahrzeugzulassung (iKfz) eingeführt. Die Bürgerdienste laden die Dortmunder*innen dazu ein, das neue Online-Angebot rege zu nutzen. Das Angebot kann derzeit nur von Privatpersonen genutzt werden. Mit der Einführung der internetbasierten Fahrzeugzulassung können ab sofort folgende Anträge und Vorgänge vollständig online von Zuhause aus erledigt werden:
– Antrag auf Neuzulassung eines Kraftfahrzeugs (Kfz),
– Antrag auf Wiederzulassung eines Kfz,
– Antrag auf Umschreibung eines Kfz mit Kennzeichenwechsel,
– vollautomatisierte Umschreibung eines Kfz ohne Kennzeichenwechsel,
– vollautomatisierte Außerbetriebsetzung eines Kfz sowie
– vollautomatisierte Adressänderung des*der Halters*Halterin eines Kfz.
Der Zugang für das neue Angebot ist unter folgenden Voraussetzungen möglich:
– Das Kfz muss nach dem 1.1.2015 zugelassen worden sein.
– Die Registrierung im Servicekonto NRW ist erforderlich.
– Es ist eine Identifizierung mit der online Ausweisfunktion erforderlich. Hierfür wird der Personalausweis, die eID-Karte für Unionsbürger*innen bzw. der Aufenthaltstitel mit eingeschalteter Online-Funktion benötigt.
– Ein Kartenlesegerät oder ein Endgerät mit der kostenlosen AusweissApp2 müssen vorliegen.
– Die antragstellende Person muss die Möglichkeit zur Bezahlung per Giropay haben. Weitere internet-basierte Zahlverfahren sollen zukünftig angeboten werden.
Nähere Informationen zu den Öffnungszeiten und den Leistungen der Bürgerdienste erhalten Bürger*innen unter bürgerdienste.dortmund.de und über das städtische Service-Center „doline“ unter der Rufnummer (0231) 50-0. Termine können im Internet über buergerdienste.dortmund.de online oder auch telefonisch über die Rufnummer (0231) 50-111 50 vereinbart werden.
Bürgerdienste bitten rechtzeitig vor der Reisezeit die Gültigkeitsdauer von Reisedokumenten zu prüfen (PM)
Damit die Urlaubsfreude nicht von einer ärgerlichen Überraschung vor Reisebeginn getrübt wird, bitten die Bürgerdienste darum, die Gültigkeitsdauer von Personalausweisen und Reisepässen frühzeitig zu prüfen. Erfahrungsgemäß gibt es einen großen Andrang auf die Terminvereinbarungen bei den Bürgerdiensten in der Zeit von Ostern bis in die Sommerferien hinein.
In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich vorausschauend zu planen und rechtzeitig einen Termin zur Beantragung neuer Reisedokumente bei den Bürgerdiensten zu vereinbaren. Termine für die Vorsprache können online über die Seite der Bürgerdienste buergerdienste.dortmund.de gebucht werden.
Aufgrund der aktuell, pandemiebedingt, dynamischen Situation werden Termine für 14 Tage im Voraus, sieben Tage im Voraus, sowie tagesaktuell vergeben.
Die Beantragung erfolgt persönlich bei den Bürgerdiensten in der Innenstadt oder in einer der Bezirksverwaltungsstellen. Hierzu werden der aktuelle Ausweis sowie ein aktuelles Lichtbild benötigt.
Nach der Beantragung eines Personalausweises oder Reisepasses, sind für die Herstellung durch die Bundesdruckerei und anschließender Aushändigung bei den Bürgerdiensten bis zu vier Wochen einzuplanen. Kinderreisepässe, welche direkt nach der Beantragung ausgehändigt werden, sind seit dem 01.01.2021 auf ein Jahr befristet. Deshalb sollte abgewogen werden, ob direkt ein anderes Dokument mit längerer Gültigkeitsdauer (Personalausweis / Reisepass) beantragt wird.
Frühzeitig vor Reisebeginn sollten die erforderlichen Einreisedokumente des Reiseziels auf der Homepage des Auswärtigen Amtes geprüft werden: https://www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit/reise-und-sicherheitshinweise
Nähere Informationen zu den Öffnungszeiten und den Leistungen der Bürgerdienste erhalten Bürger*innen unter bürgerdienste.dortmund.de und über das städtische Service-Center „doline“ unter der Rufnummer (0231) 50-0. Termine können im Internet über buergerdienste.dortmund.de online oder auch telefonisch über die Rufnummer (0231) 50-111 50 vereinbart werden.
Neues Online-Tool für das „Jahr der Eheschließungen“ (PM)
Nach zwei Jahren Pandemie und damit verbunden sinkenden Eheschließungszahlen ist ein Trend deutlich zu erkennen: Das Jahr 2022 wird das „Jahr der Eheschließungen“. Bis heute wurden schon mehr Eheschließungen für dieses Jahr angemeldet als im Vergleichszeitraum 2019: insgesamt ca. 1000 Anmeldungen – es gibt bereits Anfragen mit Wunschterminen bis zum Jahresende. Aufgrund dieser Entwicklung kommt es derzeit zu Verzögerungen und es warten aktuell noch ca. 100 Paare auf eine Rückmeldung des Standesamtes. Hier wird mit Hochdruck daran gearbeitet, dies zeitnah auch zu tun.
Datenmitteilung und Kommunikation online
Zur Erleichterung der Anmeldung bietet das Standesamt ab sofort eine neue Online-Anwendung an: Zukünftige Heiratswilligen können bequem von Zuhause aus ihre Daten gesichert über ein Portal erfassen und an das Standesamt übermitteln. Die Standesbeamt*innen können mit den Heiratswilligen medienbruchfrei kommunizieren und ihnen zum Beispiel mitteilen, welche Urkunden und Nachweise vorzulegen sind. Die Daten können dann in das Fachverfahren des Standesamtes übergeben werden, so dass doppelte Datenerfassungen entfallen. Neuanmeldungen zur Eheschließungen können hier begonnen werden: Eheschließung (Anmeldung) (dortmund.de)
Bürgerschaft gestaltet Online-Services der Stadt – schon 400 Rückmeldungen verbessern das Angebot (PM)
Die Stadt Dortmund arbeitet daran, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch digital als Online-Anträge über die Verwaltungsportale bereitzustellen. Die Zielsetzung besteht darin, allen Kund*innen den bestmöglichen Service anzubieten und die Online-Formulare so benutzerfreundlich und verständlich wie möglich zu gestalten. Das Online-Formular „Führungen und weitere Angebote des Zoo Dortmund“ kann hier beispielhaft hervorgehoben werden. https://rathaus.dortmund.de/product_zoodortmund0.html
Um die Digitalisierung gemeinsam gestalten zu können, werden seit Januar 2022 Dortmunder Bürger*innen und weitere Interessierte in den Entwicklungsprozess miteingebunden. Dabei wird auf den sog. „Mitmachpool“ der Stadt Dortmund zurückgegriffen, in dem sich an Beteiligung und Mitwirkung interessierte Menschen freiwillig unter Angabe der Kontaktdaten (Name und E-Mail-Adresse) eintragen können. Nach erfolgter Registrierung erhalten die Interessierten dann in regelmäßigen Abständen die Formularentwürfe zum Ausfüllen und Bewerten sowie auch weitere Beteiligungs- und Mitwirkungsmöglichkeiten der Stadt Dortmund.
Seit Januar wurden von Bürger*innen, die bereits dem aktuell gut 400 Personen umfassenden Pool angehören, auf diesem Weg bereits 20 Online-Formulare getestet. Die Auswertungen des Dortmunder Systemhauses ergeben, dass bislang um die 400 Feedbacks abgegeben wurden. Die allgemeinen Benotungen der Mitwirkenden sind insgesamt überwiegend positiv ausgefallen und verdeutlichen, dass die Entwickelnden des Dortmunder Systemhauses einen guten Grundstein gelegt und viele Erfordernisse der zukünftig Nutzenden bereits berücksichtigt haben.
Darüber hinaus können neben den pauschalen Benotungen auch textlich ausformulierte Feedbacks abgegeben werden. Alle eingegangenen Feedbacks werden von den Verantwortlichen im Dortmunder Systemhaus diskutiert und hinsichtlich der Umsetzbarkeit überprüft. Besonders hervorzuheben sind dabei eine Vielzahl konkreter Verbesserungsvorschläge, Anregungen und Hinweise, welche den Formular-Entwickelnden konkrete Handlungsansätze ermöglichen.
Nachfolgende allgemeine Verbesserungen konnten bereits durch die eingegangenen Rückmeldungen erzielt werden:
Aufbau von Formularen:– Verbesserung der Einheitlichkeit aller Formulare
– Verbesserung der Übersichtlichkeit im Bereich der Datenschutzhinweise durch den Einbau einer Aus-/Einklappfunktion
– Checkliste bezüglich der erforderlichen Unterlagen zu Beginn eines Formulars
– Einbau einer Formularvorschau vor Abgabe des Feedbacks
– Hinterlegung von Auswahllisten anstelle von Freitextfeldern (z.B. Baumlisten)
– Sensibilisierung ob Freitextfelder, Multiple Choice Möglichkeiten, Auswahlmöglichkeiten, etc. im jeweiligen Formular am sinnvollsten sind
Optische/technische Verbesserungen:– Optimierung der Darstellung auf Mobilgeräten
– Automatische Ausfüllfunktion für Daten, die bereits im Serviceportal hinterlegt wurden
– Autovervollständigung bei der Postleitzahl, Ort und Straße (innerhalb Dortmunds)
– Einbau von Geokomponenten bei Erfordernis von Flurdaten
Verständlichkeit:– Einbau von Hinweistexten um die Formularverständlichkeit zu erhöhen
– Plausibilitätsprüfungen um Fehlerquellen zu minimieren
– Allgemeine Hinweise auf Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten hinsichtlich Formulierungen
– Verbesserung der Serviceleistung durch potentielle Verknüpfung von Leistungen verschiedener Fachbereiche
„Dank dieser wertvollen Unterstützung gelingt es der Stadt Dortmund, die Qualität der Anträge zu sichern oder zu verbessern. Fehlerquellen werden frühzeitig identifiziert und behoben, bevor die Online-Anträge der breiten Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden. Wir sind dankbar für jeden Hinweis und das eingebrachte Engagement. Hier bietet sich die Chance gemeinsam die Zukunft zu gestalten und die eigenen Erfahrungen einfließen zu lassen“, hebt der Personal- und Organisationsdezernent Christian Uhr die positive Zusammenarbeit mit den Bürger*innen hervor.
Bitte der Bürgerdienste: Vor der Reisezeit jetzt die Reisedokumente prüfen (PM)
Die Sommerzeit ist Reisezeit. Damit die Urlaubsfreude nicht von einer ärgerlichen Überraschung vor Reisebeginn getrübt wird, bitten die Bürgerdienste der Stadt Dortmund darum, die Gültigkeitsdauer von Personalausweisen und Reisepässen frühzeitig zu prüfen. Erfahrungsgemäß gibt es einen großen Andrang auf die Terminvereinbarungen bei den Bürgerdiensten bis in die Sommerferien hinein.
In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich vorausschauend zu planen und rechtzeitig einen Termin zur Beantragung neuer Reisedokumente bei den Bürgerdiensten zu vereinbaren. Termine für die Vorsprache können online über die Seite der Bürgerdienste buergerdienste.dortmund.de gebucht werden.
Nach der Beantragung eines Personalausweises oder Reisepasses, sind für die Herstellung durch die Bundesdruckerei und anschließender Aushändigung bei den Bürgerdiensten bis zu sechs Wochen einzuplanen. Kinderreisepässe, welche direkt nach der Beantragung ausgehändigt werden, sind seit dem 01.01.2021 auf ein Jahr befristet. Deshalb sollte abgewogen werden, ob direkt ein anderes Dokument mit längerer Gültigkeitsdauer (Personalausweis / Reisepass) beantragt wird.
Für die Beantragung ist ein aktuelles biometrisches Lichtbild erforderlich.
Frühzeitig vor Reisebeginn sollten die erforderlichen Einreisedokumente des Reiseziels auf der Homepage des Auswärtigen Amtes geprüft werden: https://www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit/reise-und-sicherheitshinweise
Nähere Informationen zu den Öffnungszeiten und den Leistungen der Bürgerdienste erhalten Bürgerinnen und Bürger unter bürgerdienste.dortmund.de und über das städtische Service-Center „doline“ unter der Rufnummer (0231) 50-0. Termine können im Internet über buergerdienste.dortmund.de online oder auch telefonisch über die Rufnummer (0231) 50-111 50 vereinbart werden.